Geschäftsführerin
Das teuerste Versäumnis im Vergabeverfahren
Stellen Sie sich vor: Ihr Team hat drei Wochen in ein Angebot investiert. Die Kalkulation stimmt, das Konzept ist stark, die Referenzen passen. Dann kommt die Absage. Nicht weil ein Wettbewerber besser war, sondern weil die Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB fehlte. Formaler Ausschluss. Kein Ermessensspielraum.
Das passiert häufiger, als man denkt. Vergabestellen berichten, dass 10 bis 15 Prozent aller Angebote bereits in der formalen Prüfung ausscheiden. Nicht wegen inhaltlicher Schwächen, sondern wegen fehlender Unterlagen, falscher Dateiformate oder verspäteter Abgabe.
Die Lösung klingt banal: Checklisten. Aber welche Punkte gehören drauf? Und wie strukturiert man den Prozess so, dass nichts durchrutscht?
Phase 1: Ausschreibung qualifizieren – bevor Sie anfangen
Der erste und vielleicht wichtigste Prüfpunkt kommt, bevor ein einziges Dokument erstellt wird: die Go/No-Go-Entscheidung. Viele Teams überspringen diesen Schritt oder entscheiden aus dem Bauch heraus. Das Ergebnis: 20 bis 80 Arbeitsstunden in ein Angebot investiert, das von Anfang an geringe Chancen hatte.
Eine strukturierte Go/No-Go-Prüfung sollte mindestens drei Dimensionen abdecken:
- Strategischer Fit: Passt der Auftrag zu Ihren Kernleistungen? Stärkt er Ihre Marktposition oder ist es nur Umsatz?
- Wirtschaftlichkeit: Wie hoch ist der erwartete Deckungsbeitrag? Wie viele Personentage kostet die Angebotserstellung?
- Eignungsprüfung: Erfüllen Sie alle Eignungskriterien? Referenzen, Umsatzanforderungen, Zertifizierungen?
Der dritte Punkt ist entscheidend – und wird am häufigsten unterschätzt. Denn Eignungsnachweise sind keine Verhandlungssache. Wenn die Ausschreibung einen Mindestumsatz von 2 Millionen Euro in den letzten drei Jahren fordert und Sie bei 1,8 Millionen liegen, sind Sie draußen. Keine Ausnahme.
Aber woran erkennen Sie, ob ein Kriterium eine harte Mindestanforderung ist oder ein weiches Bewertungskriterium? Und welche K.o.-Kriterien sollten Sie immer zuerst prüfen? Genau diese Fragen behandelt unser Checklisten-Handbuch im Detail – mit einer vollständigen Eignungsmatrix und über 200 Prüfpunkten für alle sieben Phasen.
Phase 2: Formalia und Vergaberecht – der unsichtbare Stolperstein
Angenommen, die Go/No-Go-Entscheidung ist gefallen. Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit. Und hier trennt sich die Spreu vom Weizen, denn erfahrene Bid Manager wissen: Die Vergabeunterlagen einmal lesen reicht nicht.
Ein Praxisbeispiel: In den Bewerbungsbedingungen steht, dass alle Angebotsbestandteile als einzelne PDF-Dateien hochzuladen sind, maximal 10 MB pro Datei. Im Formularverzeichnis wird jedoch ein GAEB-Format für das Leistungsverzeichnis gefordert. Auf der Vergabeplattform wiederum akzeptiert das Upload-Feld nur ZIP-Archive. Drei widersprüchliche Anforderungen in drei verschiedenen Dokumenten.
Solche Inkonsistenzen sind keine Ausnahme, sondern Alltag. Die Frage ist: Haben Sie einen Prozess, der solche Widersprüche systematisch aufdeckt? Stellen Sie Bieterfragen, bevor die Frist abläuft?
Die Checkliste, die jeder Bid Manager braucht
Hier ein Auszug der Formalia-Prüfung, die vor jeder Angebotsbearbeitung stehen sollte:
- Welches Vergabeverfahren liegt vor? VgV, UVgO, VOB/A – je nach Verfahren gelten unterschiedliche Regeln.
- Welche Formblätter werden gefordert? Eigene oder die des VHB-Bund?
- Welche Pflichterkärungen müssen beigefügt werden? Scientology, Mindestlohn, Tariftreue, Russland-Sanktionen?
- Gibt es Mindestanforderungen an die Eigenerklärungen, die zwingend mit Angebotsabgabe vorliegen müssen?
- Wird eine elektronische Signatur verlangt? Wenn ja: einfach, fortgeschritten oder qualifiziert?
Das sind fünf von über dreißig Punkten allein für die Formalia-Phase. Welche Pflichtformblätter in welcher Vergabeordnung gelten, wie Sie eForms-Anforderungen prüfen und welche Nachweise bei Unterschwellenvergaben abweichen: Das erfahren Sie im Checklisten-Handbuch.
Phase 3: Abgabe – die letzten 24 Stunden
Die Abgabephase ist der Moment, in dem Nervosität und Zeitdruck die meisten Fehler verursachen. Und die Konsequenzen sind absolut: Ein Angebot, das eine Sekunde nach Fristablauf eingeht, wird ausgeschlossen. Keine Kulanz, keine Nachfrist.
Erfahrene Bid Manager planen deshalb einen Testupload mindestens 48 Stunden vor Fristende ein. Nicht um das Angebot hochzuladen, sondern um die Plattform zu testen. Funktioniert der Login? Stimmt die maximale Dateigröße? Welches Format akzeptiert das Upload-Feld?
Die häufigsten Fehler in den letzten 24 Stunden:
FehlerBesser soUpload erst 30 Minuten vor FristendeTestupload 48h vorher, echter Upload 3h vor FristAngebot als ein großes PDFEinzeldateien gemäß Vergabeunterlagen benennenKeine Prüfung der SeitenreihenfolgeInhaltverzeichnis gegen Dateien abgleichenPreisblatt mit RechenfehlernQuersummen von zweiter Person prüfen lassen
Aber was machen Sie, wenn die Plattform am Abgabetag ausfällt? Wann greift die Notfall-Regelung – und wann nicht? Welche Beweissicherung ist in den ersten fünf Minuten nach einem Plattformausfall nötig?
Das Checklisten-Handbuch enthält eine vollständige Notfall-Checkliste für genau dieses Szenario, inklusive der Schritte zur Dokumentation und Kontaktaufnahme mit der Vergabestelle.
Nach der Abgabe: Die Phase, die alle vergessen
Das Angebot ist raus. Für die meisten Teams ist der Prozess damit beendet. Für erfolgreiche Teams fängt er jetzt erst an.
Denn was passiert nach der Abgabe? Möglicherweise eine Aufklärungsrunde: Die Vergabestelle bittet um Erläuterung einzelner Angebotsbestandteile. Hier gilt absolute Vorsicht, denn Sie dürfen Ihr Angebot nicht nachträglich verändern. Jede Antwort muss sich im Rahmen des bereits Eingereichten bewegen.
Und dann: Zuschlag oder Absage. Bei einer Absage haben Sie das Recht, die Gründe zu erfahren. Nutzen Sie dieses Recht. Fragen Sie nach Ihren Punktzahlen in den einzelnen Zuschlagskriterien. Fragen Sie, wo der Abstand zum Erstplatzierten lag. Diese Informationen sind Gold für die nächste Ausschreibung.
Wie ein strukturiertes Lessons-Learned-Meeting aussehen sollte, welche Daten Sie nach jeder Absage erfragen können und wie Sie daraus eine Win/Loss-Datenbank aufbauen: Alles im Handbuch.
Ein Thema, das oft vergessen wird: Bietergemeinschaften
Nicht jedes Unternehmen kann alle Anforderungen allein erfüllen. Nachunternehmer und Bietergemeinschaften sind im Vergaberecht explizit vorgesehen. Aber die organisatorischen Fallstricke sind erheblich.
Wer führt die ARGE? Wie wird die gesamtschuldnerische Haftung verteilt? Ab wann brauchen Sie eine Verpflichtungserklärung des Eignungsleihgebers? Und was passiert, wenn Ihr ARGE-Partner während der Bindefrist abspringt?
Das sind Fragen, die sich viele Teams erst stellen, wenn es zu spät ist. Das Handbuch widmet Bietergemeinschaften und der Eignungsleihe nach § 47 VgV ein eigenes Kapitel.
Warum Checklisten besser funktionieren als Erfahrung
Erfahrene Bid Manager machen weniger Fehler – aber sie machen immer noch Fehler. In der Luftfahrt und in der Chirurgie hat sich längst gezeigt: Checklisten reduzieren Fehler auch bei Experten. Nicht weil Experten inkompetent wären, sondern weil komplexe Prozesse unter Zeitdruck anfällig für Auslassungen sind.
Im Ausschreibungsmanagement ist die Situation identisch. 7 Phasen, dutzende Dokumente, wechselnde Vergabeordnungen, unterschiedliche Plattformen. Kein Mensch behält all das zuverlässig im Kopf – schon gar nicht bei drei parallelen Abgaben in einer Woche.
Das komplette Checklisten-Handbuch: 7 Phasen, 200+ Prüfpunkte
Dieser Artikel konnte nur einen Ausschnitt zeigen. Das vollständige Checklisten-Handbuch für öffentliche Vergabe deckt den gesamten Prozess ab:
- Phase 1: Ausschreibungen finden und qualifizieren
- Phase 2: Go/No-Go-Entscheidung mit Eignungsmatrix
- Phase 3: Vergaberecht und Formalia (VgV, UVgO, VOB/A)
- Phase 4: Angebotserstellung und Kalkulation
- Phase 5: Teamkoordination und Deadlines
- Phase 6: Angebotsabgabe und Qualitätssicherung
- Phase 7: Nach der Abgabe – Aufklärung, Zuschlag, Lessons Learned
Dazu: Fehler-Tabellen am Ende jeder Phase, 26 Praxis-Tipps aus dem Alltag erfahrener Bid Manager, aktuelle EU-Schwellenwerte, ein Glossar mit 34 verlinkten Fachbegriffen und ein Quick-Reference-Blatt zum Ausdrucken.
