Öffentliche Ausschreibungen verstehen: Der Praxis-Leitfaden für Bieter (2026)

Was sind öffentliche Ausschreibungen?

Wenn Behörden, Kommunen oder staatliche Einrichtungen Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen beschaffen, müssen sie das in der Regel öffentlich tun. Das Vergaberecht verpflichtet öffentliche Auftraggeber dazu, Aufträge ab bestimmten Wertgrenzen auszuschreiben. Für Unternehmen bedeutet das: ein Markt mit einem jährlichen Volumen von rund 500 Milliarden Euro allein in Deutschland.

Trotzdem nutzen viele Unternehmen diesen Markt nicht systematisch. Die Gründe: unübersichtliche Portallandschaft, komplexe Verfahren und fehlende Transparenz darüber, welche Ausschreibungen tatsächlich relevant sind. Dieser Leitfaden gibt Ihnen als Bieter einen kompakten Überblick über alles, was Sie wissen müssen, um erfolgreich an öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen.

Vergaberecht: Die Grundlagen für Bieter

Das deutsche Vergaberecht ist zweistufig aufgebaut. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt das GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) zusammen mit der VgV (Vergabeverordnung) und der VOB/A-EU für Bauleistungen. Unterhalb der Schwellenwerte regeln die UVgO und die VOB/A die Vergabe.

Für Sie als Bieter ist die wichtigste Konsequenz: Oberhalb der Schwellenwerte müssen Ausschreibungen auf TED (Tenders Electronic Daily) und auf nationalen Plattformen wie service.bund.de veröffentlicht werden. Unterhalb der Schwellenwerte reicht je nach Verfahren eine Veröffentlichung auf Landesportalen, in Tageszeitungen oder auf Internetseiten.

Das EU-Vergaberecht bildet den übergeordneten Rahmen. Die EU-Richtlinien wurden in nationales Recht umgesetzt. Das Ziel: Transparenz, Wettbewerb und Gleichbehandlung aller Bieter im europäischen Binnenmarkt.

Schwellenwerte 2026: Was aktuell gilt

Die EU-Schwellenwerte bestimmen, ab welchem Auftragswert das strenge EU-Vergaberecht greift. Seit Januar 2026 gelten folgende Werte (ohne Umsatzsteuer):

• 140.000 € für Liefer- und Dienstleistungsaufträge oberer und oberster Bundesbehörden
• 215.000 € für sonstige Liefer- und Dienstleistungsaufträge
• 431.000 € für Aufträge im Bereich Trinkwasser, Energie, Verkehr sowie Verteidigung und Sicherheit
• 5.382.000 € für Bauleistungen

Der geschätzte Auftragswert umfasst den voraussichtlichen Gesamtwert inklusive Optionen und Vertragsverlängerungen. Prämien oder Zahlungen an Bewerber werden ebenfalls eingerechnet. Liegt der Wert über dem Schwellenwert, gelten die formalen EU-Verfahren mit längeren Fristen und strengeren Dokumentationspflichten.

CPV-Codes: Wie Ausschreibungen klassifiziert werden

Jede EU-Ausschreibung erhält einen CPV-Code (Common Procurement Vocabulary). Dieser numerische Code mit bis zu neun Ziffern beschreibt den Auftragsgegenstand standardisiert. Ein Beispiel: 03111100 steht für Sojabohnen, 72000000 für IT-Dienstleistungen.

Das Problem aus Bieter-Sicht: CPV-Codes werden von der Vergabestelle vergeben und sind häufig ungenau. Eine eigene Analyse zeigt, dass 30 bis 40 Prozent der Ausschreibungen unter CPV-Codes fallen, die ein Bieter bei einer reinen Filter-Suche nicht erwarten würde. Wer sich ausschließlich auf CPV-Codes verlässt, übersieht relevante Aufträge.

Das ist einer der Gründe, warum semantische Suche zunehmend an Bedeutung gewinnt. Statt nach starren Codes zu filtern, beschreiben Sie in eigenen Worten, was Sie suchen. Bidpoint.ai Atlas nutzt diesen Ansatz und findet auch Ausschreibungen, die unter einem unerwarteten CPV-Code veröffentlicht wurden. Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel Warum Ausschreibungs-Newsletter nicht reichen.

Die Portallandschaft: Wo Sie Ausschreibungen finden

In der Praxis begegnen Ihnen drei Arten von Portalen:

• Rechercheportale: Hier suchen und filtern Sie Ausschreibungen. Beispiele sind TED, service.bund.de oder Landesvergabeportale.
• Vergabeportale: Hier laden Sie die Vergabeunterlagen herunter und kommunizieren mit der Vergabestelle.
• Bieterportale: Hier geben Sie Ihre Angebote ab und verwalten laufende Verfahren.

Die Herausforderung: In Deutschland gibt es neben dem Bundesportal 16 Landesportale und zahlreiche kommunale Plattformen. Bidpoint.ai aggregiert Daten von knapp 90 Portalen und über 325.000 aktive Ausschreibungen in einer einzigen Suche. Details zu den verschiedenen Suchmethoden finden Sie in unserem Vergleich von 7 Methoden, Ausschreibungen zu finden.

E-Vergabe: Technische Voraussetzungen

Seit der Einführung der E-Vergabe werden Angebote elektronisch eingereicht. Je nach Portal brauchen Sie:

• Einen internetfähigen Computer mit mindestens 2 GB Arbeitsspeicher
• Einen PDF-Viewer (Adobe Reader, Foxit Reader oder vergleichbar)
• Einen aktuellen Webbrowser (Chrome, Edge, Firefox)
• Je nach Portal: Java (mindestens Oracle Java 8 Update 101)

Besonders relevant ist die elektronische Signatur. Es gibt drei Stufen: Die einfache elektronische Signatur (eingescanntes Bild oder Text am E-Mail-Ende), die fortgeschrittene elektronische Signatur (softwarebasiert, nicht nachträglich veränderbar) und die qualifizierte elektronische Signatur (rechtlich der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt, nur von zertifizierten Stellen ausgegeben). Prüfen Sie in den Vergabeunterlagen, welche Signaturform gefordert wird.

Vergabeverfahren im Überblick

Nicht jede Ausschreibung läuft gleich ab. Das Vergabeverfahren richtet sich nach dem Auftragswert, der Art der Leistung und dem Grad des Wettbewerbs:

Oberhalb der Schwellenwerte

• Offenes Verfahren (§ 119 Abs. 3 GWB): Jedes Unternehmen kann ein Angebot abgeben. Der Regelfall.
• Nicht offenes Verfahren (§ 16 VgV): Erst ein Teilnahmewettbewerb, dann geben nur ausgewählte Unternehmen ein Angebot ab.
• Verhandlungsverfahren (§ 17 VgV): Nach Teilnahmewettbewerb wird über Angebote verhandelt. Für komplexe Leistungen.
• Wettbewerblicher Dialog (§ 18 VgV): Für besonders komplexe Aufträge, bei denen die Lösung erst gemeinsam entwickelt wird.
• Innovationspartnerschaft (§ 19 VgV): Wenn eine innovative Lösung erst noch entwickelt werden muss.

Unterhalb der Schwellenwerte

• Öffentliche Ausschreibung (§ 9 UVgO): Entspricht dem offenen Verfahren.
• Beschränkte Ausschreibung (§ 10/11 UVgO): Mit oder ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb.
• Verhandlungsvergabe/Freihändige Vergabe (§ 12 UVgO): Formlosestes Verfahren, nur in Ausnahmefällen zulässig.

Für eine detaillierte Darstellung aller Verfahrensschritte empfehlen wir unseren Artikel Schritt für Schritt durch das öffentliche Vergabeverfahren.

An Ausschreibungen teilnehmen: So gehen Sie vor

Der typische Ablauf einer Angebotsteilnahme sieht so aus:

1. Ausschreibung finden: Über Portale, Newsletter oder KI-gestützte Plattformen wie Bidpoint.ai relevante Ausschreibungen identifizieren.
2. Vergabeunterlagen prüfen: Leistungsverzeichnis, Eignungskriterien und Zuschlagskriterien im Detail analysieren.
3. Go/No-Go entscheiden: Passt die Ausschreibung zu Ihrem Profil? Können Sie die Eignungskriterien erfüllen? Lohnt sich der Aufwand bei den zu erwartenden Angebotskosten von typischerweise 20 bis 80 Arbeitsstunden? Mehr dazu in unserem Artikel zur Go/No-Go Entscheidung.
4. Bieterfragen stellen: Nutzen Sie die Möglichkeit, Unklarheiten über das Portal zu klären. Die Antworten werden in der Regel allen Bietern zugänglich gemacht.
5. Angebot erstellen und abgeben: Alle geforderten Unterlagen zusammenstellen, Formulare ausfüllen und fristgerecht elektronisch einreichen.
6. Zuschlag oder Absage: Nach Prüfung und Wertung der Angebote erhalten Sie den Zuschlag oder eine Information über die Nichtberücksichtigung.

Bietergemeinschaften und Nachunternehmer

Nicht jedes Unternehmen kann alle Anforderungen einer Ausschreibung allein erfüllen. Das Vergaberecht bietet zwei Optionen:

Bietergemeinschaft: Mehrere Unternehmen schließen sich zusammen und geben ein gemeinsames Angebot ab. Wichtig: Es gilt gesamtschuldnerische Haftung. Wenn Ihr Unternehmen auch allein die nötige Eignung besitzt, sollten Sie die Teilnahme als Bietergemeinschaft begründen. Die gleichzeitige Teilnahme als Einzelbieter und Mitglied einer Bietergemeinschaft am selben Verfahren ist unzulässig.

Nachunternehmer (Subunternehmer): Sie erhalten den Auftrag als Hauptunternehmer und vergeben Teilleistungen an Nachunternehmer. Diese haften nur für ihren Leistungsanteil. Der Nachunternehmer hat keinen direkten Vertrag mit dem Auftraggeber.

Beide Optionen helfen, fehlende Eignungen auszugleichen und Ihr Leistungsspektrum zu erweitern.

Häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden

• Zu spät dran: Viele Unternehmen entdecken relevante Ausschreibungen erst, wenn die Abgabefrist kaum noch reicht. Systematische Recherche oder automatisierte Benachrichtigungen schaffen Abhilfe.
• Falsche Ausschreibungen bearbeiten: Ohne klare Go/No-Go Kriterien investieren Teams 20 bis 80 Arbeitsstunden in Angebote mit geringer Gewinnchance. Die durchschnittliche Win-Rate ohne strukturierte Qualifizierung liegt bei nur 10 bis 20 Prozent.
• CPV-Code-Falle: Wer nur nach CPV-Codes filtert, verpasst bis zu 40 Prozent der relevanten Ausschreibungen.
• Formfehler: Fehlende Unterlagen, falsche Signaturform oder verspätete Abgabe führen zum Ausschluss. Checklisten und Vorlagen helfen.
• Bieterfragen nicht nutzen: Unklarheiten nicht zu klären, ist eine verpasste Chance. Gleichzeitig geben Bieterfragen Einblick in die Konkurrenz.

Wie KI die Ausschreibungssuche verändert

Die manuelle Suche über dutzende Portale, CPV-Filter und Newsletter stößt an Grenzen. KI-gestützte Plattformen verändern den Prozess grundlegend:

• Semantische Suche statt Keyword-Filter: Beschreiben Sie in eigenen Worten, was Sie suchen. Die KI findet auch Ausschreibungen, die unter unerwarteten Kategorien veröffentlicht wurden.
• Automatische Dokumentenanalyse: Bidpoint.ai hat über 43.000 Vergabedokumente automatisch analysiert, darunter Leistungsverzeichnisse, technische Anforderungen und Eignungskriterien. So erfahren Sie, was wirklich gesucht wird, nicht nur, was im Titel steht.
• Qualifizierung statt Auflistung: Statt endloser Listen bewertet Emma, die KI von Bidpoint.ai, jede Ausschreibung gegen Ihr Firmenprofil und liefert einen Relevanz-Score.

Der Unterschied in der Praxis: Statt 10 bis 15 Stunden pro Woche für manuelle Recherche investieren Atlas-Nutzer wenige Minuten, um qualifizierte Ausschreibungen zu finden.

Fazit: Öffentliche Ausschreibungen sind ein planbarer Vertriebskanal

Öffentliche Ausschreibungen sind kein Buch mit sieben Siegeln. Wer die Grundlagen versteht, die Vergabeverfahren kennt und systematisch vorgeht, erschließt sich einen Markt mit enormem Potenzial. Die zentrale Herausforderung bleibt die Suche: Relevante Ausschreibungen rechtzeitig finden, schnell bewerten und die richtigen auswählen.

Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, laden Sie sich unser kostenloses Whitepaper herunter. Und wenn Sie sehen möchten, wie Bidpoint.ai Ihre Ausschreibungssuche konkret verbessern kann, vereinbaren Sie eine Demo.