Geschäftsführerin
Ausgangslage: Manuelle Recherche im Gesundheitssektor
Toco Care ist ein führender Großhändler für Vitamin E und hochwertige Nahrungsergänzungsmittel mit Sitz in Lissabon. Das Unternehmen beliefert Apotheken, Gesundheitsmärkte und Kliniken in ganz Europa. Öffentliche Ausschreibungen im Gesundheitssektor sind ein zentraler Vertriebskanal.
Vor Bidpoint.ai arbeitete das Team mit einem typischen Prozess: Mehrere Vergabeportale täglich prüfen, Ausschreibungstitel und Beschreibungen lesen, manuell einschätzen, ob eine Ausschreibung passt. Drei Probleme traten dabei immer wieder auf.
Unklare Relevanz auf den ersten Blick
Ausschreibungen im Pharma- und Gesundheitsbereich sind komplex formuliert. Ein Titel wie Lieferung von Nahrungsergänzungsmitteln für kommunale Pflegeeinrichtungen klingt passend. Ob Vitamin-E-Produkte tatsächlich Teil des Leistungsverzeichnisses sind, steht erst in den Vergabedokumenten. Das Team verbrachte Stunden damit, Unterlagen herunterzuladen und zu lesen, nur um festzustellen, dass die Ausschreibung nicht passte.
Falsche Klassifizierung
Viele relevante Ausschreibungen tauchten unter CPV-Codes auf, die Toco Care nicht überwachte. Nahrungsergänzungsmittel können unter pharmazeutische Erzeugnisse, Lebensmittel oder medizinische Verbrauchsgüter fallen. Je nach Vergabestelle unterschiedlich. Filter auf einzelne CPV-Codes übersahen systematisch einen Teil des Marktes.
Langsame Angebotsvorbereitung
Wenn eine passende Ausschreibung gefunden war, begann die eigentliche Arbeit: Eignungskriterien prüfen, technische Anforderungen extrahieren, Fristen notieren. Alles manuell aus den PDF-Dokumenten. Bei komplexen Ausschreibungen dauerte allein die Vorqualifizierung einen halben Tag.
Was sich mit Bidpoint.ai geändert hat
Seit Toco Care Bidpoint Atlas nutzt, hat sich der Prozess grundlegend verändert.
Dokumente lesen statt Titel scannen
Bidpoint.ai analysiert nicht nur Titel und Beschreibungen. Die KI liest die Vergabedokumente selbst: Leistungsverzeichnisse, technische Anforderungen, Eignungskriterien. Für Toco Care bedeutet das: Ob Vitamin-E-Produkte Teil einer Ausschreibung sind, erkennt das System aus dem Leistungsverzeichnis. Nicht aus dem Titel.
Semantische Suche statt CPV-Filter
Toco Care beschreibt in eigenen Worten, wonach das Team sucht. Bidpoint.ai findet auch Ausschreibungen, die als diätetische Lebensmittel, Mikronährstoffversorgung oder pharmazeutische Ergänzungsmittel formuliert sind. Kein CPV-Code, kein Keyword muss exakt übereinstimmen. Die semantische Suche versteht die Bedeutung.
Automatische Qualifizierung durch Emma
Emma, die KI von Bidpoint.ai, bewertet jede gefundene Ausschreibung gegen das Firmenprofil von Toco Care. Kernleistungen, Branchenerfahrung, Lieferkapazitäten und Ausschlusskriterien fließen in einen Relevanz-Score ein. Das Team sieht morgens nicht eine lange Liste. Es sieht eine Einschätzung, welche Ausschreibungen sich lohnen.
Ergebnisse
- 70 % weniger Zeitaufwand für die Identifikation passender Ausschreibungen
- 30 % höhere Trefferquote, weil irrelevante Ausschreibungen vor der manuellen Prüfung aussortiert werden
- Doppelt so schnelle Angebotsvorbereitung durch automatische Extraktion von Anforderungen und Fristen aus den Vergabedokumenten
Bidpoint.ai hat unser Ausschreibungsmanagement von Grund auf verändert. Wir finden relevante Ausschreibungen 70 % schneller und können uns auf die wirklich erfolgversprechenden konzentrieren.
- Shiva Safaie, Geschäftsführerin, Toco Care
Fazit
Toco Care findet heute Ausschreibungen, die vorher in falsch klassifizierten Kategorien untergegangen wären. Die Angebotsvorbereitung beginnt mit einer klaren Einschätzung statt mit stundenlangem Dokumentenstudium. Ohne zusätzliches Personal.
Sie suchen nach Ausschreibungen in Ihrer Branche? Vereinbaren Sie eine Demo und sehen Sie, welche Ausschreibungen Ihr aktueller Prozess übersieht.
