Geschäftsführerin
Ausgangslage: Software-Unternehmen entdeckt öffentliche Ausschreibungen
Flowers Software entwickelt Verwaltungssoftware für den öffentlichen Sektor. Der Markt für öffentliche Aufträge in Deutschland umfasst rund 500 Milliarden Euro pro Jahr. Für ein Software-Unternehmen mit Produkten für Behörden und öffentliche Verwaltung ein naheliegender Vertriebskanal.
Das Problem: Das Team hatte keinen systematischen Prozess, um passende Ausschreibungen zu finden. Die bisherige Methode war manuell und zeitaufwändig.
Zu viele Portale, zu wenig Überblick
In Deutschland gibt es knapp 90 Vergabeportale. Bund, Länder, Kommunen, spezialisierte Plattformen. Software-Ausschreibungen können auf jedem dieser Portale auftauchen. Das Team von Flowers Software prüfte täglich eine Handvoll Portale. Der Rest blieb unbeobachtet. Wie viele relevante Ausschreibungen dadurch verpasst wurden, wusste niemand.
Keywords greifen zu kurz
Öffentliche Auftraggeber formulieren unterschiedlich. Eine Ausschreibung für Verwaltungssoftware kann als Digitalisierung der Bürgerservices, E-Government-Plattform oder Fachanwendung für die kommunale Verwaltung beschrieben sein. Keyword-Suchen auf den Portalen fanden immer nur einen Teil. Wer nach Verwaltungssoftware suchte, verpasste E-Government. Wer nach Digitalisierung filterte, übersah Fachanwendungen.
Qualifizierung kostete mehr Zeit als die Suche
Wenn eine Ausschreibung gefunden war, begann die eigentliche Arbeit. Passt das zu unserem Produkt? Erfüllen wir die Eignungskriterien? Wie groß ist das Auftragsvolumen? Die Antworten standen in den Vergabedokumenten: Leistungsverzeichnis, Eignungsanforderungen, Vertragsbedingungen. Alles manuell lesen, bewerten, entscheiden. Pro Ausschreibung eine halbe bis ganze Stunde, bevor überhaupt klar war, ob sich ein Angebot lohnt.
Was sich mit Bidpoint.ai geändert hat
Flowers Software nutzt seit dem Start Bidpoint Atlas. Innerhalb weniger Tage war das System eingerichtet und lieferte erste Ergebnisse.
Alle Portale, eine Suche
Bidpoint.ai durchsucht täglich knapp 90 Vergabeportale in Deutschland. Bund, Länder, Kommunen, spezialisierte Plattformen. Über Nacht wird alles analysiert. Morgens liegen die Ergebnisse vor. Flowers Software muss kein einzelnes Portal mehr manuell prüfen.
Semantische Suche statt Keywords
Das Team beschreibt in eigenen Worten, wonach es sucht: Verwaltungssoftware für den öffentlichen Sektor, digitale Bürgerservices, kommunale Fachanwendungen. Die semantische Suche von Bidpoint.ai versteht die Bedeutung und findet auch Ausschreibungen mit anderen Formulierungen. Keine CPV-Codes, keine Keyword-Listen. Das System versteht, was gemeint ist.
Emma liest die Dokumente
Emma, die KI von Bidpoint.ai, analysiert nicht nur Titel und Beschreibungen. Sie liest die Vergabedokumente selbst: Leistungsverzeichnisse, technische Anforderungen, Eignungskriterien. Eine Ausschreibung mit dem Titel IT-Beratungsdienstleistungen kann im Leistungsverzeichnis Entwicklung einer Verwaltungssoftware für Bürgerportale beschreiben. Ohne die Dokumente hätte Flowers Software das nie erfahren.
Automatische Qualifizierung gegen das Firmenprofil
Jede gefundene Ausschreibung wird gegen das Firmenprofil von Flowers Software bewertet. Kernleistungen, Branchenerfahrung, technische Kompetenzen und Ausschlusskriterien fließen in einen Relevanz-Score ein. Das Team sieht morgens nicht hunderte Treffer. Es sieht eine priorisierte Liste mit klarer Einschätzung, welche Ausschreibungen zum eigenen Profil passen.
Ergebnisse
- 90 % weniger Zeitaufwand für die Ausschreibungsqualifizierung. Was vorher Stunden dauerte, ist in Minuten erledigt.
- Erweiterte Markttransparenz durch die Abdeckung von knapp 90 Portalen statt einer Handvoll. Ausschreibungen, die vorher unsichtbar waren, tauchen jetzt auf.
- Fokus auf Angebotsgestaltung statt Recherche. Der Fachbereich verbringt seine Zeit mit der inhaltlichen Arbeit an Angeboten, nicht mit dem Durchsuchen von Portalen.
Durch die Auslagerung der Qualifizierung sparen wir 90 % der Zeit, haben einen besseren Marktüberblick und bekommen direkt eine fundierte Qualifizierung. Unser Fachbereich könnte nicht zufriedener sein.
- Andreas Martin, Geschäftsführer, Flowers Software
Fazit
Flowers Software hat öffentliche Ausschreibungen als planbaren Vertriebskanal erschlossen. Ohne zusätzliches Personal. Das Team findet heute Ausschreibungen auf Portalen, die es vorher nicht kannte, mit Formulierungen, die keine Keyword-Suche gefunden hätte. Die Qualifizierung übernimmt Emma.
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