Geschäftsführerin
Was bedeutet es, eine öffentliche Ausschreibung zu „gewinnen“?
Eine öffentliche Ausschreibung zu gewinnen bedeutet, den Zuschlag für einen öffentlichen Auftrag zu erhalten. Der Zuschlag geht laut Vergaberecht an das wirtschaftlichste Angebot – das ist nicht automatisch das günstigste. Öffentliche Auftraggeber bewerten Angebote anhand vorab veröffentlichter Zuschlagskriterien, die neben dem Preis auch Qualität, Referenzen, Nachhaltigkeit und technische Konzepte umfassen können. In Deutschland vergeben über 30.000 Vergabestellen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene Aufträge mit einem Gesamtvolumen von rund 500 Milliarden Euro pro Jahr (Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz). Trotz dieser Marktgröße scheitern viele Unternehmen bereits an der Vorstufe: Sie finden die passenden Ausschreibungen nicht, bewerten die falschen als relevant oder reichen Angebote mit formalen Fehlern ein. Die folgenden 10 Strategien adressieren genau diese Schwachstellen.
Strategie 1: Die richtigen Ausschreibungen finden
Der häufigste Fehler im Bid Management ist nicht das schlechte Angebot – sondern die falsche Ausschreibung. Eine höhere No-Bid-Rate führt oft zu einer besseren Zuschlagsquote.
Öffentliche Ausschreibungen sind auf knapp 90 Vergabeportale verteilt. KI-gestützte Plattformen wie Bidpoint.ai aggregieren diese und durchsuchen sie mit semantischer Suche – anhand von Bedeutung statt Keywords.
Strategie 2: Die Bid/No-Bid-Entscheidung systematisch treffen
Vor der Angebotserstellung steht die Go/No-Go-Entscheidung. Prüfkriterien: Fachliche Passung, formale Eignungskriterien, Wettbewerbssituation, Wirtschaftlichkeit und Kapazitäten.
Bidpoints Emma liest hunderte Seiten Vergabeunterlagen in Sekunden und extrahiert automatisch alle relevanten Kriterien. Die Bid/No-Bid-Entscheidung ist mit KI in Minuten fundiert getroffen.
Strategie 3: Zuschlagskriterien verstehen und gezielt bedienen
Zuschlagskriterien sind der Schlüssel. Öffentliche Auftraggeber müssen diese vorab veröffentlichen und dürfen nur danach bewerten. Qualitative Kriterien wie Konzeptbewertungen, Nachhaltigkeit und Fachkräftekonzepte gewinnen an Gewicht (Quelle: KOINNO-Vergabereport 2024).
Tipp: Extrahieren Sie die Zuschlagskriterien als erstes. Berechnen Sie die Punkteverteilung Preis vs. Qualität. Richten Sie Ihr Angebot daran aus.
Strategie 4: Formale Fehler eliminieren
Rund 30 % der Angebote werden wegen formaler Fehler ausgeschlossen (Quelle: Praxisberichte Auftragsberatungsstellen). Fehlende Unterschriften, nicht eingereichte Nachweise, verspätete Abgabe.
- Alle geforderten Nachweise beigefügt?
- Angebotsform korrekt (elektronisch, richtige Plattform)?
- Keine unzulässigen Änderungen an Vergabeunterlagen?
- Bindefrist akzeptiert?
- Unterschriften korrekt?
Strategie 5: Referenzen strategisch aufbauen
Vergabestellen fordern typischerweise 3–5 vergleichbare Referenzprojekte der letzten 3–5 Jahre. Bauen Sie Referenzen gezielt in Ihren Zielsegmenten auf. Prüfen Sie mit Bidpoint Oracle, welche Vergabestellen regelmäßig in Ihren Segmenten ausschreiben.
Strategie 6: Das Leistungsverzeichnis als Chance nutzen
Drei Hebel: Plausibilitätsprüfung (Mengen und Einheiten), Kalkulationsstrategie (strategische Preisverschiebungen im Rahmen des Vergaberechts) und Nebenangebote (wenn zugelassen).
Strategie 7: Bieterfragen gezielt einsetzen
Bieterfragen klären Unklarheiten, signalisieren Kompetenz und schaffen einheitliche Information für alle Bieter. Emma erkennt automatisch potenzielle Widersprüche in Vergabeunterlagen und kann Vorschläge für Bieterfragen formulieren.
Strategie 8: Markterkundung und Vorab-Kontakt
Die KOINNO-Studie 2024 zeigt: Unternehmen mit regelmäßiger Markterkundung erreichen höhere Zuschlagsquoten. Markterkundungen sind vergaberechtlich ausdrücklich zulässig. Bidpoint Oracle analysiert das Vergabeverhalten von Auftraggebern.
Strategie 9: Präqualifizierung nutzen
Präqualifizierung (PQ-VOB, AVPQ): Einmalige Hinterlegung aller Eignungsnachweise. Kosten: 250–600 €/Jahr. Für Unternehmen mit 5+ Ausschreibungen/Jahr eine erhebliche Zeitersparnis.
Strategie 10: Aus jedem Verfahren lernen
Nach jedem Vergabeverfahren haben Bieter das Recht, den Grund für die Nichtberücksichtigung zu erfahren. Dieses Recht wird viel zu selten genutzt.
- Informationsanspruch: Wer hat den Zuschlag erhalten? Zu welchem Preis?
- Lessons Learned: Was hat funktioniert, was nicht?
- Datenbank aufbauen: Zuschlagsquote, Preisabweichung, Ausschlussgründe über Zeit tracken
Bidpoint Oracle zeigt vergangene Zuschläge bei Vergabestellen – für datenbasierte Preispositionierung.
Wie KI das Gewinnen von Ausschreibungen verändert
KI ersetzt nicht die strategische Kompetenz eines Bid-Teams – aber sie beschleunigt jeden Schritt. Wo ein Bid Manager früher 2–3 Ausschreibungen pro Tag prüfen konnte, qualifiziert KI tausende automatisch. Mehr geprüfte Ausschreibungen, weniger formale Fehler, bessere Bid/No-Bid-Entscheidungen und höhere Zuschlagsquote.
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