Geschäftsführerin
Der Bundesrechnungshof kritisiert im Ergänzungsband seiner Bemerkungen 2025 (veröffentlicht am 28. April 2026) systemische Planungsmängel bei öffentlichen IT-Beschaffungen und Infrastrukturprojekten. Für Bieter sind vor allem die Feststellungen zur fehlerhaften Bedarfsermittlung und mangelhaften Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bei der Bundesagentur für Arbeit handlungsrelevant: Sie zeigen, dass Auftraggeber des Bundes strukturell unvollständige Vergabevorbereitung betreiben – mit direkten Konsequenzen für laufende und künftige Ausschreibungen.
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Wie plant die Bundesagentur für Arbeit ihre IT-Beschaffungen – und was geht dabei schief?
Der BRH stellte fest, dass die Bundesagentur für Arbeit IT-Vorhaben mit einem Jahresbudget von knapp 1 Mrd. Euro (Haushaltsjahr 2026) wiederholt fehlerhaft vorbereitet. Beim System „YouConnect" wurden über 60 Mio. Euro eingeplant, obwohl im Jahr 2024 nur jede fünfte der 367 Jugendberufsagenturen das System nutzte. Beim System „ADEST" schrumpften die erwarteten Einsparungen von 30 Mio. Euro auf 16 Mio. Euro, weil die Ausgangsprozesse unvollständig erfasst wurden. Beim Nachfolgesystem „COSACH" dauerte die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung mehr als sieben Jahre; allein die Vorbereitungskosten summierten sich auf über 10 Mio. Euro.
Für Bieter bedeutet das: Ausschreibungen der Bundesagentur können auf unvollständigen Bedarfsanalysen beruhen. Bieter sollten Leistungsbeschreibungen kritisch auf Nutzungsannahmen prüfen und im Angebot dokumentieren, wo Bedarfsgrundlagen unklar sind. Dies schützt vor späteren Streitigkeiten über Nutzungsintensität und Vergütung.
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Welche Vergabe-Grundsätze verletzt die Bundesagentur bei Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen?
Der BRH beanstandete, dass die Bundesagentur in Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen nicht von Anfang an alle geeigneten Lösungsmöglichkeiten berücksichtigte. Beim Nachfolgesystem „COSACH" wurde zunächst ausschließlich Eigenentwicklung betrachtet; Standardsoftware und hybride Lösungen kamen erst nachträglich in den Blick. Beim IT-Vorhaben „Travel" verwarf die Bundesagentur Alternativen, ohne dies vollständig zu begründen. Der BRH wertete diese Mängel als systemimmanent und mit dem Haushaltsrecht unvereinbar.
Die Bundesagentur hat als Reaktion einen Grundsatz eingeführt: „reuse before buy before make". Der BRH warnte jedoch, dass dieser Grundsatz eine ergebnisoffene Prüfung nicht ersetzen darf. Bieter, die Standardsoftware oder SaaS-Lösungen anbieten, haben nun ein strukturelles Argument: Die haushaltrechtlich korrekte Prüfung muss ihre Lösungskategorie von Beginn an einschließen.
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Warum bremst fehlendes WLAN Bundeswehr-Digitalisierungsprojekte – und was folgt daraus für Infrastrukturbieter?
Die Bundeswehr beschloss bereits im Jahr 2015, WLAN in ihren vier Krankenhäusern in Berlin, Hamburg, Koblenz und Ulm aufzubauen. Im Jahr 2021 beauftragte sie ihren IT-Dienstleister, ab 2022 Tablets zu liefern und zu betreiben. Im Jahr 2025 hatte noch keines der vier Krankenhäuser eine auskömmliche Datenverkabelung. Das Fertigstellungsziel wurde auf 2030 verschoben; das medizinische Personal kann damit 15 Jahre lang keine mobilen Endgeräte im Netzwerk einsetzen.
Der BRH bezeichnete die Verkabelung als „vergleichsweise einfache Bauaufgabe" und kritisierte fehlende Koordination zwischen Bauverwaltungen, IT-Dienstleister und Krankenhausbetrieb. Das BMVg nannte unter anderem die Vereinfachung im Vergaberecht zur Einschaltung von Generalunternehmern als Abhilfemaßnahme. Für Bieter bei Bundeswehr-Infrastrukturprojekten folgt daraus: Koordinationsrisiken zwischen parallelen Baumaßnahmen und IT-Rollout sollten im Angebot explizit adressiert und Schnittstellenverantwortlichkeiten vertraglich abgesichert werden.
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Welches Steuerrisiko entsteht durch überlange Erstattungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern?
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) benötigt derzeit mehr als 20 Monate, um Anträge auf Erstattung von Kapitalertragsteuer zu bearbeiten. Ende 2025 waren 122 000 Anträge erfasst; das bekannte Erstattungsvolumen von 92 000 davon belief sich auf 5,2 Mrd. Euro. Daraus ergibt sich ein möglicher jährlicher Zinsschaden von bis zu 312 Mio. Euro, den Bund und Länder je hälftig tragen. Das BZSt führt seit 2024 Musterprozesse zu staatshaftungsrechtlichen Ansprüchen.
Obwohl kein klassisches Vergabethema, ist dieser Befund für Bieter relevant, die als ausländische Anteilseigner oder Finanzdienstleister in Erstattungsverfahren eingebunden sind. Die Einführung des Mitteilungsverfahrens MiKaDiv ist nach mehrfacher Verschiebung nun zum 1. Januar 2027 geplant; die EU-Richtlinie FASTER muss bis 31. Dezember 2028 in nationales Recht umgesetzt werden.
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Warum haben Werkstattdienstleister bei der Bundespolizei strukturell schlechtere Chancen?
Das BMI verfügt seit 2008 über ein Werkstattkonzept für die Bundespolizei, das acht regionale Bereichswerkstätten vorsah und die Auflösung von 30 Standorten forderte. Bis 2025 betreibt die Bundespolizei weiterhin 26 Werkstätten mit mehr als 730 Beschäftigten; ein externer Evaluationsbericht aus 2016 empfahl neun Schließungen, drei davon wurden vollzogen. Die Zahl der Streifenfahrzeuge stieg zwischen 2018 und 2024 von 2 500 auf 4 000, Waffen von 46 600 auf 71 000 – ohne konzeptionelle Anpassung der Werkstattstruktur.
Für private Instandhaltungsdienstleister bedeutet das: Solange das BMI kein belastbares Werkstattkonzept mit Bedarfsermittlung und Alternativenvergleich vorlegt, ist schwer einzuschätzen, welche Leistungen zukünftig ausgeschrieben werden. Bieter sollten Markterkundungen nutzen, um frühzeitig über mögliche Outsourcing-Entscheidungen informiert zu sein.
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Was ändert sich am Markt?
Die BRH-Befunde des Ergänzungsbands 2025 zeigen ein konsistentes Muster: Bundesbehörden vergeben und planen Projekte, ohne die haushaltsrechtlich vorgeschriebenen Schritte – vollständige Bedarfsermittlung, ergebnisoffene Wirtschaftlichkeitsuntersuchung, Alternativenvergleich – konsequent einzuhalten. Der BRH spricht ausdrücklich von „systemimmanenten Mängeln" bei der Bundesagentur für Arbeit.
Für den Bietermarkt ergeben sich drei strukturelle Veränderungen. Erstens steigt der Druck auf Auftraggeber, Vergabeunterlagen nachvollziehbarer zu begründen, weil der parlamentarische Kontrollapparat Einzelfälle zunehmend öffentlich benennt. Zweitens eröffnet der Grundsatz „reuse before buy before make" Standardsoftware-Anbietern ein stärkeres Argument in Pre-Market-Consultations. Drittens deuten die Verzögerungen bei Bundeswehr und Bundespolizei darauf hin, dass Koordinationsleistungen zwischen Auftraggeber, Bauverwaltungen und IT-Dienstleistern künftig stärker in Leistungsbeschreibungen expliziert werden müssen.
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Häufige Fragen
Können Bieter die BRH-Feststellungen in laufenden Vergabeverfahren nutzen?
Ja, mittelbar. BRH-Feststellungen sind kein Rechtsanspruch, aber sie belegen öffentlich, wenn eine Bedarfsbegründung oder Wirtschaftlichkeitsuntersuchung eines Auftraggebers methodisch unvollständig war. Bieter können in Bieterfragen oder Rügen darauf hinweisen, dass die Leistungsbeschreibung auf unvollständigen Bedarfsanalysen beruht – und damit eine Präzisierung der Vergabeunterlagen einfordern.
Was bedeutet der Grundsatz „reuse before buy before make" für Angebote auf IT-Ausschreibungen der Bundesagentur?
Der Grundsatz priorisiert die Wiederverwendung bestehender Systeme vor Neukauf vor Eigenentwicklung. Bieter, die Standardsoftware oder Erweiterungen vorhandener Systeme anbieten, werden vom Auftraggeber formal bevorzugt geprüft. Der BRH warnte jedoch, dass der Grundsatz eine ergebnisoffene Wirtschaftlichkeitsprüfung nicht ersetzen darf. Bieter können also weiterhin mit Eigenentwicklungen oder Cloud-Lösungen antreten, müssen aber deren Wirtschaftlichkeitsvorteil stärker herausarbeiten.
Warum ist die Verzögerung beim WLAN-Ausbau der Bundeswehrkrankenhäuser für IT-Dienstleister relevant?
IT-Dienstleister, die bereits unter Vertrag stehen, können Leistungen nicht erbringen, solange die Netzinfrastruktur fehlt. Das schafft ein Vertragsrisiko: Vergütungsansprüche für bereitgehaltene, aber nicht abrufbare Leistungen müssen vertraglich abgesichert sein. Bei künftigen Ausschreibungen sollten Bieter darauf bestehen, dass Infrastrukturvoraussetzungen als Auftraggeber-Bringschuld explizit im Vertrag geregelt werden.
Welche Handlungsempfehlung gilt für Bieter bei Bundespolizei-Ausschreibungen im Instandhaltungsbereich?
Da das BMI kein aktuelles, konzeptionell belastbares Werkstattkonzept vorlegt, ist die zukünftige Verteilung von Eigen- und Fremdvergabe unklar. Bieter sollten Markterkundungen aktiv nutzen, frühzeitig Kontakt zu Bedarfsträgern suchen und eigene Wirtschaftlichkeitsargumente für eine Outsourcing-Lösung belastbar aufbereiten. Sobald das BMI einen Alternativenvergleich einleitet, sind vorbereite Bieter im Vorteil.
Müssen Bieter bei der Kalkulation von Bundesbehörden-Projekten Koordinationsrisiken stärker einpreisen?
Die BRH-Befunde belegen, dass mangelnde Abstimmung zwischen Bauverwaltungen, IT-Dienstleistern und Betreibern zu jahrelangen Verzögerungen führt. Bieter sollten Koordinationsleistungen nicht als selbstverständliche Nebenleistung behandeln, sondern als kalkulierbare Position ausweisen. Zudem ist es ratsam, in Angeboten klar zu definieren, welche Schnittstellenleistungen in der Verantwortung des Auftraggebers liegen und welche Pufferzeiträume bei externen Abhängigkeiten eingeplant sind.
