Leitfaden zum Angebotsmanagement für Verteidigungsaufträge im deutschen Markt

Der deutsche Verteidigungssektor durchläuft derzeit einen tiefgreifenden Wandel mit neuen strategischen Ausrichtungen und erhöhten Investitionen. Diese umfassende Analyse bietet Unternehmen, die im Verteidigungssektor tätig sind oder in diesen einsteigen möchten, eine strukturierte Anleitung zur erfolgreichen Teilnahme an Ausschreibungsverfahren.

Das rechtliche Rahmenwerk für Verteidigungsbeschaffungen

Die Beschaffung von Verteidigungsgütern in Deutschland folgt einem komplexen Regelwerk, das für Bieter von grundlegender Bedeutung ist. Beschaffungen im Verteidigungsbereich werden grundsätzlich auf derselben Grundlage durchgeführt wie andere öffentliche Ausschreibungen, weisen jedoch aufgrund der besonderen Art der zu beschaffenden Waren und des besonderen Status der öffentlichen Auftraggeber wichtige Besonderheiten auf1.

Rechtsgrundlagen und Schwellenwerte

Für Beschaffungen im Verteidigungsbereich gelten unterschiedliche Regelungen je nach Auftragswert:

Oberhalb der EU-Schwellenwerte: Die Vergabeordnung Verteidigung und Sicherheit (VSVgV) regelt die Vergabe von sicherheits- und verteidigungsrelevanten Aufträgen. Der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge beträgt 428.000 Euro, für Bauaufträge 5.350.000 Euro8.
Unterhalb der EU-Schwellenwerte: Es gilt das Haushaltsrecht. Bei Liefer- und Dienstleistungen von Bund und Bundesbehörden findet die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) Anwendung8 10.

Die VSVgV setzt die EU-Richtlinie 2009/81/EG um, die darauf abzielt, einen europäischen Markt für Verteidigungs- und Sicherheitsausrüstungen mit gleichen Wettbewerbsbedingungen zu schaffen8.

Allgemeine Vergabegrundsätze

Bei der Vergabe von Aufträgen ist die Bundeswehr als öffentlicher Auftraggeber an folgende Grundsätze gebunden:

Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
Umsetzung des Wettbewerbsgebots
Wahrung des Geheimwettbewerbs bei der Angebotsabgabe10

Grundsätzlich müssen Beschaffungen im Wettbewerb erfolgen, direkte Auftragsvergaben sind nur in seltenen Ausnahmefällen möglich10.

Schlüsselakteure im Verteidigungsbeschaffungsprozess

Bundeswehr und Bundesministerium der Verteidigung

Das Verteidigungsministerium ist der Hauptverantwortliche für die politische Steuerung der Verteidigungsbeschaffung und hat die Nationale Sicherheits- und Verteidigungsindustriestrategie entwickelt7 9. Zur Durchführung der Beschaffung von Verteidigungsgütern wurde vom Verteidigungsministerium eine spezielle Agentur gegründet1.

Beschaffungsamt der Bundeswehr (BAAINBw)

Als zentrale Beschaffungsbehörde für militärische Güter und Dienstleistungen ist das BAAINBw verantwortlich für die Durchführung komplexer Beschaffungsverfahren. Es arbeitet nach dem Customer Product Management (CPM) und ist zuständig für den betriebsbedingten Einkauf der Bundeswehr sowie komplexe Dienstleistungen und Öffentlich-Private-Partnerschaften14.

Beschaffungsverfahren verstehen und meistern

Arten von Vergabeverfahren

Die Bundeswehr und andere Beschaffungsstellen im Verteidigungsbereich nutzen verschiedene Vergabeverfahren, deren Kenntnis für erfolgreiche Angebote essenziell ist10:

Öffentliche Ausschreibung

Bei einer Öffentlichen Ausschreibung veröffentlicht der Auftraggeber eine Bekanntmachung, an der sich eine unbegrenzte Zahl von Unternehmen beteiligen kann. Es herrscht eine streng formale Verfahrensführung ohne Verhandlungsspielräume10.

Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb

Dieses Verfahren ähnelt der Öffentlichen Ausschreibung, jedoch mit beschränktem Bieterkreis nach einem vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb10.

Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb

Hierbei werden grundsätzlich mindestens drei Bewerber direkt zur Angebotsabgabe aufgefordert, ohne dass ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb stattfindet10.

Verhandlungsvergabe

Bei Verhandlungsvergaben wendet sich der Auftraggeber mit oder ohne Teilnahmewettbewerb an mehrere Unternehmen, um mit diesen zu verhandeln. Dieses Verfahren bietet mehr Flexibilität, ist aber an bestimmte Voraussetzungen gebunden10.

Elektronische Angebotsabgabe

Die Form der Angebotsabgabe hat sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt:

Seit dem 19. Oktober 2018 dürfen Angebote oberhalb der EU-Schwellenwerte nur noch elektronisch eingereicht werden, mit wenigen Ausnahmen (z.B. Vergaben nach VSVgV)13.
Bei nationalen Bauvergaben haben Auftraggeber weiterhin Wahlfreiheit zwischen elektronischen und schriftlichen Angeboten13.
Seit dem 1. Januar 2020 ist die elektronische Angebotsabgabe auch für Liefer- und Dienstleistungsaufträge nach UVgO verpflichtend13.

Bei jeder Form der Angebotsübermittlung muss der Geheimwettbewerb gewahrt werden, und die Vertraulichkeit der Angebote ist sicherzustellen3 13.

Strategien für erfolgreiches Angebotsmanagement

Prozessstruktur und Teambildung

Ein professionelles Angebotsmanagement umfasst folgende Elemente:

Vorbereitung und Organisation der Ausschreibung mit allen Beteiligten
Erstellung der Vergabeunterlagen mit präziser Beantwortung aller Anforderungen
Abwicklung der einzelnen Schritte im Vergabeverfahren
Auswertung der Angebote und Vorbereitung auf mögliche Nachfragen
Vertragsverhandlungen und Projektbetreuung bis zum Vertragsabschluss6

Die Qualität des Ausschreibungsmanagements hat maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg der Ausschreibung sowie die fristgerechte und vertragsgerechte Auftragserfüllung6.

Umgang mit Herausforderungen im Verteidigungssektor

Spezifische Herausforderungen im Verteidigungssektor erfordern besondere Strategien:

Komplexität: Ausschreibungen von komplexen Dienstleistungen oder Baumaßnahmen erfordern Fachwissen aus verschiedenen Bereichen und die Koordination der Zusammenarbeit vieler Vertragspartner und Dienststellen6.
"Goldrandlösungen" vermeiden: Überzogene Anforderungen führen oft zum Scheitern von Beschaffungsvorhaben. Erfolgreiche Anbieter prüfen, ob mit marktverfügbaren Lösungen bereits ein Großteil des Anforderungsprofils erfüllt werden kann15.
Frühzeitige Einbindung: Die Anbieter sollten, wenn möglich, bereits bei der Erstellung des Anforderungsprofils eingebunden werden. Dies kann den Beschaffungsprozess verkürzen und effizienter gestalten15.

Leitfaden zur Erstellung überzeugender Angebote

Inhaltliche Gestaltung

Ein überzeugendes Angebot für Verteidigungsaufträge sollte folgende Elemente enthalten:

Technische Beschreibung

Detaillierte und fundierte Beschreibung der angebotenen Lösung
Nachweis der Erfüllung aller technischen Anforderungen
Verständliche Präsentation auch komplexer technischer Zusammenhänge

Preisgestaltung und Kalkulation

Transparente und nachvollziehbare Preisstruktur
Berücksichtigung aller Kostenkomponenten
Beachtung haushaltsrechtlicher Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers

Formale Anforderungen

Besonders im Verteidigungsbereich ist die Einhaltung formaler Anforderungen entscheidend:

Vollständigkeit aller geforderten Unterlagen und Nachweise
Korrekte elektronische Einreichung unter Beachtung von Verschlüsselungs- und Sicherheitsanforderungen
Fristgerechte Abgabe, wobei für elektronische Angebote eine genaue Eingangszeit dokumentiert wird3

Teilnahmeberechtigung für ausländische Unternehmen

Grundsätzlich sind auch ausländische Unternehmen berechtigt, sich an der Vergabe von Verteidigungsaufträgen in Deutschland zu beteiligen. Es gibt jedoch Einschränkungen, die beachtet werden müssen, wie etwa ein Ausschluss von Unternehmen aus bestimmten Ländern1 11.

Aktuelle Entwicklungen: Die Nationale Sicherheits- und Verteidigungsindustriestrategie

Strategische Neuausrichtung

Die Bundesregierung hat 2024 eine neue Nationale Sicherheits- und Verteidigungsindustriestrategie beschlossen, die das Strategiepapier aus dem Jahr 2020 ersetzt und das veränderte Sicherheitsumfeld seit Beginn des russischen Angriffskriegs berücksichtigt9. Diese Strategie formuliert konkrete industriepolitische Zielsetzungen und bildet das neue Leitbild zur Stärkung der Sicherheits- und Verteidigungswirtschaft9.

Kernelemente und Chancen für Unternehmen

Die neue Strategie beinhaltet Elemente, die direkte Auswirkungen auf Bieter und Auftragnehmer haben:

Schärfung und Förderung von Schlüsseltechnologien mit stärkerem Fokus auf europäische und internationale Kooperation9
Maßnahmen zum Schutz von Lieferketten und Verbesserung der finanziellen Rahmenbedingungen9
Anpassung hemmender Regularien und Fokus auf die Sicherung der Fachkräftebasis9
Langfristige Rahmenverträge mit verbindlichen Abnahmegarantien, die Planungssicherheit für Unternehmen bieten15
Standardisierung von Vergabeverträgen für wiederkehrende Beschaffungsmaßnahmen, Nachbestellungen und Stückzahlerhöhungen15

Die Bundesregierung setzt sich zudem dafür ein, die Fähigkeitsentwicklung und Beschaffungen kooperativer zu gestalten und damit die Nachfrage stärker europäisch zu bündeln5 7.

Schlüsseltechnologien als Schwerpunkt

Die Strategie definiert bestimmte Bereiche als elementare Kernfähigkeiten, die es national vorzuhalten gilt und bei denen die Abhängigkeit von ausländischen Anbietern zu vermeiden ist4. Zu diesen Schlüsseltechnologien zählen:

Militärische und sicherheitsrelevante IT- und Kommunikationstechnologien
Künstliche Intelligenz (mit wachsender Bedeutung wie am Beispiel BigBear.ai im US-Markt erkennbar12)
Marineschiffbau
Behördenschiffbau
Geschützte/gepanzerte Fahrzeuge
Sensorik
Schutz und elektromagnetischer Kampf4

Daneben soll auch nationale Verfügbarkeit in den Bereichen Quantentechnologien, Flugkörper und Flugkörperabwehr, Raumfahrttechnologien, Munition und unbemannte Systeme sichergestellt werden4.

Optimierung des Beschaffungsprozesses und Ausblick

Laufende Verbesserungen im Beschaffungswesen

Um den aktuellen Herausforderungen zu begegnen, werden verschiedene Maßnahmen zur Verbesserung des Beschaffungswesens diskutiert:

Reduzierung bürokratischer und juristischer Vorgaben auf ein notwendiges Minimum15
Verzicht auf "Goldrandlösungen" zugunsten praktikablerer Ansätze15
Frühzeitige Einbeziehung der Industrie in den Beschaffungsprozess15
Standardisierung von Vergabeverträgen für mehr Effizienz15
Langfristige Rahmen- und Optionsverträge mit verbindlichen Abnahmegarantien15
Erhöhung der Obergrenze für Direktvergaben15

Bedeutung für die Angebotsstrategie

Für Unternehmen, die im Verteidigungsbereich tätig sind oder in diesen einsteigen möchten, ergeben sich aus diesen Entwicklungen wichtige strategische Implikationen:

Ausrichtung auf definierte Schlüsseltechnologien, um von den strategischen Prioritäten zu profitieren
Berücksichtigung europäischer Kooperationsmöglichkeiten bei der Entwicklung von Angeboten
Einbindung in resiliente Lieferketten und Nachweis entsprechender Strukturen
Nachweis der Fähigkeit zur langfristigen Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit

Fazit: Erfolgsfaktoren für Verteidigungsaufträge in Deutschland

Die Beschaffung im Verteidigungsbereich in Deutschland durchläuft einen tiefgreifenden Wandel, der sowohl Herausforderungen als auch Chancen für Unternehmen bietet. Die neue Nationale Sicherheits- und Verteidigungsindustriestrategie schafft einen Rahmen, der die Zusammenarbeit zwischen öffentlichen Auftraggebern und der Industrie stärken soll.

Erfolgsfaktoren für Unternehmen, die Verteidigungsaufträge anstreben, sind:

Fundiertes Verständnis des rechtlichen Rahmens und der spezifischen Verfahren
Professionelles Angebotsmanagement mit interdisziplinären Teams
Präzise und vollständige Angebotserstellung unter Beachtung aller formalen Vorgaben
Strategische Ausrichtung auf definierte Schlüsseltechnologien
Aktive Einbindung in europäische Kooperationen
Aufbau resilienter Lieferketten und langfristiger Kapazitäten

Mit der zunehmenden Bedeutung der Verteidigungsfähigkeit in Deutschland und Europa sowie den damit verbundenen erhöhten Investitionen bieten sich für gut vorbereitete Unternehmen signifikante Chancen im Verteidigungssektor. Ein professionelles Angebotsmanagement ist dabei der Schlüssel zum Erfolg.

Literaturverzeichnis

Die Informationen in diesem Leitfaden basieren auf aktuellen Quellen zur Verteidigungsbeschaffung in Deutschland, darunter die Nationale Sicherheits- und Verteidigungsindustriestrategie, Regelungen zur Vergabe öffentlicher Aufträge sowie Fachinformationen zum Vergaberecht und zur Angebotsabgabe.